四川自考《档案管理学|00511》2022年复习资料(5)

原创 四川自考  更新时间:2021-12-17 06:12:37 阅读 107 次

整理工作

一、整理工作的意义

二、整理的内容和步骤

(一)内容包括:

区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订(或“装盒”)、排列案卷目录的编制。

(二)步骤可分为:

1、了解情况,拟订方案

2、区分全宗和分类

3、细分和组卷、草拟案卷标题

4、初步排列案卷顺序,检查分类是否合理,弄进行适当调整。

5、全面审查修改标题。

6、固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。

三、整理工作的原则

(一)充分利用原有基础

(二)保持文件之间的历史联系

文件之间的历史联系,主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。

四、便于保管和利用

全宗和立档单位的划分

一、全宗概念及含义

(一)全宗定义

全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。

全宗解放初称为“芬特”。1955年改为“全宗”。

(二)全宗的含义:

全宗是一个有机整体;全宗是在一定历史活动中形成的;全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。

二、为什么要按全宗整理档案?

三、立档单位及其构成条件

立档单位也称为“全宗构成者”。它的构成条件是:

A、可以独立行使职权,并能主要以自己的名义对外行文;

B、设有会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划;

C、设有管理人事机构或人员,并有一定的人事任免权。

四、立档单位的变化和全宗划分。

(一)政权的变化和立档单位的划分

(二)生产关系的改变和全宗的划分

(三)基本职能方面考虑

五、人物全宗:人物全宗是著名人物在其一生社会活动中形成的档案整体。注意两点:

1、不得收入官方档案原件;2、一个人一生无论身分、政治立场如何变化,只构成一个全宗。

六、全宗的补充形式(一)联合全宗(二)全宗汇集

联合全宗和全宗汇集的区别:1、它们的构成不同;2、它们的性质不同

七、判定档案所属全宗关键在于确定档案的形成者――立档单位。

要区分两个概念:档案的形成者、文件的作者。

1、对内部文件和发文,“档案的形成者”就是“文件的作者”。

2、对收文,“档案的形成者”是“文件的实际收受者”。

八、全宗群:全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。

如:**地区政法系统全宗群解放战争时期党政机关全宗群

全宗内档案的分类

一、分类的要求有

1、分类方法要从档案的形成特点和规律出发,符合文件的历史状况,保持它们之间的历史联系。

2、分类应当具体科学性、思想性、统一性、排斥性、伸缩性

二、分类的一般方法有

1、时间分类法:A、年度分类法B、时期分类法

2、来源分类:A、组织机构分类法B、作者分类法C、通讯者分类法

3、内容分类法:A、问题分类法B、实物分类法C、地理分类法

4、形式分类法:A、按文件种类分类B、按载体形态分类C、按形状规格分类

三、常用分类方法:分类方法很多,常用的主要有三种:

(一)年度分类法(二)组织机构分类法(三)问题分类法

四、复式分类法的选择和分类方案的编制

(一)年度——组织机构分类法

适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。如:1974年办公厅

(二)组织机构——年度分类法

适用于撤销机关档案。

如:办公厅1974年

(三)年度——问题分类法

多用于组织变化复杂,或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构,以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。总之,在不可能和不适于按组织机构分类时,往往采用它。如:

1980年综合类

人事机构类

农林水利类

(四)问题——年度分类法

多适用于撤销机关档案和历史档案。

如:综合类1960年

立卷

立卷工作内容包括:组成案卷单位、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装订(或“装盒”)

一、立卷的方法——文件六特征立卷法:

按作者立卷

按时间立卷

按问题立卷

按地区立卷

按文件名称立卷

按收发文机关立卷

二、案卷标题的拟制及封面编目

(一)要求:

1、历史观点和政治上的正确性。

2、文字简练,表达准确。

3、题名基本结构力求完整。

题名的基本结构包括文件的责任者(作者)、内容(问题)和名称(文种)三部分。必要时须标明地区、收发文机关和时间。

(二)历史档案案卷封面的要求

1、机关名称。历史上曾经存在的过的某一个机关,是历史事实的反映,不能随意改动,应保留原来的名称。

2、人物职务、称号。不宜改成现代的称呼。

3、历法和纪元。在案卷封面的编目中,应以公历和公元为标准。如果文件上使用的是其它历法年号,则在公历和公元年份日期之后用括号注明。

4、文种。历史上的文种,如奏、咨、指令、训令等应保留原貌。

5、地名。应照原文标写地名,酌情在括号内注明现地名或相当于现在地理范围的地名。

6、文件的内容和其他用语。

需要说明的是:

随着档案工作的发展,计算机技术的发展,立卷工作逐步由手工操作,向计算机辅助立卷发展。电子档案是否要“立卷”,学术界有争议。请参考有关文献。

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